Univerzitná knižnica buduje od roku 2015 elektronický archív podkladov publikačnej činnosti, preto sa odovzdávajú už len v PDF formáte. Podklady je možné odovzdať dvomi spôsobmi: 

1. pripojiť ako prílohu k záznamu odoslanému prostredníctvom elektronických formulárov na nahlasovanie publikačnej činnosti
2. vo výnimočných prípadoch odoslať prostredníctvom elektronickej pošty na e-mailové adresy spracovateliek publikačnej činnosti. Do e-mailu je potrebné uviesť kategóriu publikačnej činnosti a v prípade spoluautorstva percentuálny podiel všetkých autorov.

Podklad publikačnej činnosti v PDF formáte musí byť finálnou a originálnou verziou od vydavateľa alebo fotokópiou (skenom) z originálneho dokumentu. Za akceptovateľný podklad sa nepovažuje:

• dokument vo worde, ktorý neprešiel redakčnou úpravou u vydavateľa,
• finálne PDF tlačenej publikácie, ak publikácia ešte nebola vytlačená,
• finálne PDF elektronickej publikácie, ak publikácia ešte nebola zverejnená online.

Pri odovzdávaní podkladovje potrebné dbať na to, aby bol podklad kompletný, v opačnom prípade bude autor požiadaný o jeho doplnenie.

1. Knižné publikácie (monografie, učebnice, skriptá, zborníky a i.) sa odovzdávajú vo forme plného textu.
2. Podklad k článku v časopise musí obsahovať titulný list, tiráž a obsah časopisu; plný text článku.
3. Príspevky v zborníkoch musia obsahovať titulný list, tiráž a obsah zborníka; plný text príspevku.