Pokyny k evidencii umeleckej činnosti:

Evidenciu umeleckej činnosti vykonávajú spracovatelia umeleckej činnosti, t. j. pracovníčky Univerzitnej knižnice UMB v spolupráci s odbornými garantmi UMB. Prihlasovanie a vkladanie záznamov do databázy samotnými autormi nie je možné.

Vykazovacie obdobie trvá vždy od 1. februára do konca januára nasledujúceho kalendárneho roka. Po tomto termíne je centrálny register uzatvorený a evidencia nových záznamov nie je možná. 

Proces evidencie, kontroly záznamov a schvaľovací proces na úrovni vysokej školy:

Povinnosti autora umeleckého výstupu:

1. Poskytuje údaje o umeleckom výstupe a sprievodnú dokumentáciu v PDF formáte do Univerzitnej knižnice UMB – osobne alebo prostredníctvom elektronickej pošty poverenej pracovníčke (Mgr. Lucia Nižníková, Mgr. Dana Mačudová, PhD.). Sprievodná dokumentácia k jednému umeleckému výstupu (záznamu) musí byť odoslaná v jednom PDF súbore.
2. Zaraďuje umelecký výstup do kategórie umeleckej činnosti v zmysle Vyhlášky č. 397/2020, Príloha č. 6.  Pri evidovaní umeleckých výstupov a zaraďovaní do správnej kategórie je potrebné dodržiavať pokyny CREUČ pre príslušné vykazovacie obdobie. Zoznamy renomovaných inštitúcií a renomovaných podujatí sú priebežne aktualizované a nachádzajú sa na stránke CREUČ.
3. Spolupracuje so spracovateľmi umeleckej činnosti (pracovníčkami UK UMB) a odbornými garantmi pri evidovaní umeleckého výstupu, navrhovaných úpravách, zmene kategórie.

Povinnosti spracovateľa umeleckej činnosti:

1. Na základe údajov od autora zaeviduje umeleckú činnosť do databázy CREUČ.
2. Zodpovedá za formálnu správnosť záznamu, pripájanie sprievodnej dokumentácie v elektronickej forme a odkazov na internetové zdroje.
3. Dáva návrhy na formálnu úpravu záznamov, spolupracuje s autorom umeleckého výstupu a s garantom povereným obsahovou kontrolou evidovaného záznamu.

Povinnosti odborného garanta umeleckej činnosti:

1. Uskutočňuje priebežnú obsahovú kontrolu zaevidovaných záznamov, dáva návrhy na prípadné obsahové úpravy.
2. Navrhuje zmenu kategórie umeleckej činnosti, ktorú pôvodne určil autor.
3. Overuje adekvátnosť priloženej dokumentácie, dáva návrhy na jej doplnenie.
4. Označením všetkých zaevidovaných záznamov pomocou tlačidla "Potvrdiť" potvrdzuje, že záznamy sú skontrolované a považuje ich za správne.

Autori sú pred evidenciou umeleckej činnosti povinní dôkladne si preštudovať pokyny CREUČ pre príslušné vykazovacie obdobie, aby neodovzdávali do Univerzitnej knižnice podklady k takým umeleckým výstupom, ktoré nie je možné evidovať.