Podklady k ohlasom na umeleckú činnosť sa archivujú v tlačenej forme. Pri odovzdávaní podkladovje potrebné dbať na to, aby bol podklad kompletný.

Podklady k ohlasom z tlačených alebo elektronických publikácií musia obsahovať:

• titulný list, obsah a tiráž citujúceho dokumentu,
• časť dokumentu, v ktorej je citácia na výstup umeleckej činnosti uvedená,
• odkaz na archív odvysielanej odbornej relácie o výstupe umeleckej činnosti vo verejnoprávnej televízii alebo vo verejnoprávnom rozhlase s dátumom vysielania a podobne,
• názov citačného indexu, názov databázy a identifikačné číslo, pod ktorým je výstup umeleckej činnosti indexovaný.

V každom podklade je potrebné farebne zvýrazniť citovaného autora a na úvodnú stranu podkladu uviesť kód kategórie ohlasu v zmysle vyhlášky č. 397/2020 MŠVVaŠ SR.

Podklady je možné do knižnice zaslať poštou, vnútornou poštou alebo e-mailom na adresu spracovateľa. Po spracovaní do databázy publikačnej činnosti a ohlasov sa podklady zakladajú do archívu ohlasov.